Praxisbeispiel
Yivi-Verifizierung in Grub
Mit Grub e-Verificatie können Mandanten Identitätsdaten über Yivi mit ihrer Kanzlei teilen. Ver.iD stellt die Integration in die Plattform von ComplianceWise bereit.
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Wirtschaftsprüfung und Buchhaltung
Verlässliche Daten für eine einfachere Mandantenprüfung
Helfen Sie Ihren Mandanten, sich digital zu identifizieren und nur die benötigten Daten zu teilen. Mit digitalen Nachweisen können Sie die Herkunft der Daten prüfen und die Daten mit weniger Kopien und manuellem Aufwand in Ihre Mandantenakte übernehmen.
Besprechen Sie Ihre MandantenprozesseEine Akte braucht mehr als eingereichte Daten
“Mit der neuen Funktion Grub e-Verificatie müssen Finanzdienstleister nun keine Ausweiskopie mehr von ihren Mandanten anfordern.”
Ein Mandatsverhältnis beginnt damit, zu wissen, mit wem Sie es zu tun haben. Wenn Mandanten Kopien schicken und ihre Daten erneut eingeben, müssen Mitarbeitende diese Informationen prüfen und in die Akte übernehmen. Fehlen Angaben oder ist ihre Herkunft unklar, sind weitere Rückfragen nötig. Das kostet Ihre Kanzlei und Ihre Mandanten Zeit und kann den Beginn der Zusammenarbeit verzögern.
Mit digitalen Nachweisen können Mandanten Daten teilen, die ein erkennbarer Aussteller bereits bestätigt hat. Dafür nutzen sie eine Wallet: eine App, in der sie Nachweise aufbewahren und mit der sie Daten teilen. Ihre Kanzlei kann digital prüfen, wer den Nachweis ausgestellt hat und ob sein Inhalt unverändert ist. Angebundene Software kann die Daten anschließend in der Mandantenakte verarbeiten. So reduzieren Sie das Anfordern von Kopien und die erneute Dateneingabe, während Ihre Kanzlei weiterhin das Mandatsverhältnis beurteilt.
Der Nutzen für Kanzlei und Mandanten
Ein einfacherer Einstieg für Mandanten
Ihre Mandanten können die benötigten Identitätsdaten digital übermitteln, wann es ihnen passt. Das reduziert das Sammeln und Versenden von Dokumenten und erleichtert die ersten Schritte mit Ihrer Kanzlei.
Eine fundiertere Mandantenprüfung
Ihre Kanzlei kann Mandanteninformationen mit Kenntnis ihrer Quelle beurteilen. Die digitale Prüfung macht nachvollziehbar, wer den Nachweis ausgestellt hat und ob sein Inhalt unverändert ist. Mitarbeitende müssen die Herkunft dadurch seltener aus einzelnen Unterlagen rekonstruieren.
Nur das Nötige teilen
Mit einem geeigneten digitalen Nachweis können Ihre Mandanten die angefragten Daten teilen, ohne eine vollständige Dokumentkopie zu übermitteln. Ihre Mandanten sehen, welche Daten angefragt werden, und entscheiden über deren Weitergabe. Ihre Kanzlei erhält weniger personenbezogene Daten, die sie nicht benötigt.
Ihre Kanzlei entscheidet, welche Quellen und Nachweise für die Mandantenprüfung geeignet sind. Technische Gültigkeit bestätigt nicht automatisch die Richtigkeit der Quelldaten.
Die Verarbeitung in der Kanzleisoftware sowie die Prüfung von Gültigkeit und Widerruf hängen vom gewählten Nachweis und der Anbindung ab.
Anwendungsfälle in der Mandantenprüfung
Digitale Nachweise können dabei helfen, Identität und Vertretungsbefugnis festzustellen. Welche Anwendungsfälle möglich sind, hängt von den verfügbaren Nachweisen, Wallets, Systemanbindungen und Nutzungsvereinbarungen ab.
Mandanten in Ihrer Kanzleisoftware identifizieren
Über Ihre angebundene Kanzleisoftware laden Sie einen Mandanten ein, die benötigten Identitätsdaten über eine Wallet zu teilen. Die geprüften Daten werden in die Mandantenakte übernommen. Ihre Mitarbeitenden führen dort die Mandantenprüfung fort und beurteilen die Mandatsannahme.
Prüfen, wer ein Unternehmen vertritt
Eine Kontaktperson kann sich digital identifizieren. Stellt eine befugte Quelle zusätzlich einen digitalen Nachweis über ihre Rolle oder Vollmacht aus, können Sie prüfen, für welches Unternehmen und welche Handlungen die Befugnis gilt. Identität und Vertretungsbefugnis werden dabei getrennt beurteilt.
Wallet-Verifizierung in Ihre Kanzleisoftware integrieren
Mit der Ver.iD-Plattform integrieren Sie die Wallet-Verifizierung in Software für die Mandantenprüfung. Die Plattform übernimmt den Austausch mit Wallets, die technische Prüfung und das zugehörige Schlüssel- und Zertifikatsmanagement. Die angebundene Software erhält die geteilten Daten und das Prüfergebnis.
Mit unserer Begleitung legen Sie fest, welche Daten benötigt werden, welche Quellen Sie akzeptieren und wie Sie mit fehlenden Daten umgehen. Ihr Team oder Softwareanbieter übernimmt die Anbindung und die Verarbeitung in der Mandantenakte. Ihre Kanzlei bestimmt, wer auf die Daten zugreifen darf, wie lange sie gespeichert werden und wann neue Informationen erforderlich sind, und beurteilt das Mandatsverhältnis.
Teil des Kanzleialltags
In Grub werden die geprüften Daten in die Mandantenakte übernommen, sodass Mitarbeitende dort ihre Beurteilung fortsetzen können. Der digitale Ablauf fügt sich damit in den bestehenden Arbeitsprozess ein. Für Mandanten, die keine Wallet nutzen, bietet Grub auch die manuelle Übermittlung an.
Beginnen Sie bei Ihren Mandantenprozessen
Beschreiben Sie, welchen Mandantenprozess Sie verbessern möchten und welche Software Sie nutzen. Gemeinsam betrachten wir, wo digitale Verifizierung sinnvoll ist und welcher erste Schritt passt.